LES « 5 S » APPLIQUES AU SECTEUR DU BTP
Partie 2 : LA MISE EN PLACE DES 5S
Nous avions abordé dans l’article du mois dernier les principes des 5 S, et leur rôle comme outil de performance pour l’entreprise marocaine du BTP. Les 5 S, pour rappel, sont les règles de base de l'ordre et de la discipline ; et sont les préliminaires incontournables pour tout projet d'amélioration.
Nous aborderons, dans cet article, la démarche à suivre pour mettre en œuvre les 5 S au sein de l’entreprise du BTP.
Pour avoir une idée du besoin d’entreprise du BTP en termes de démarche 5 S, il suffirait de faire l’analyse de certains indicateurs principaux : sécurité, qualité, productivité, fiabilité, en répondant aux interrogations suivantes :
§ Combien d’accidents liés à des petits détails à l’inadaptation et/ou non respect des règles de sécurité ?
§ Combien des retours de produits non conformes liés à l’inadaptation et/ou non respect des règles de fabrication ou de logistique ?
§ Combien de ressources perdues à cause d’erreurs ou d’oublis ?
§ Combien de report de livraison ou d’obligation de sous-traitance suite à la mauvaise utilisation des machines ?
§ Combien de temps passe l’encadrement à corriger des problèmes de toutes natures liés au non respect ou à l’inadaptation de certaines règles ?
Souvent les réponses sont éloquentes.
Pourquoi des chantiers, ateliers et bureaux 5S sont-ils des facteurs de compétitivité ?
On peut évoquer au moins deux raisons principales :
§ Appliquer les 5S donne confiance aux prospects et clients.
Des allées dégagées, des machines propres, des emplacements et contenants identifiés, des espaces de bureaux clairs et bien rangés, des panneaux de communication à jour reflètent une image de qualité et d’efficacité.
Tous ces signes positifs, lors de la visite d’un chantier ou d’un atelier, conduiront les clients à plus de confiance, pour leurs prochaines commandes.
§ Appliquer les 5S permet de réduire les gaspillages.
Des postes de travail bien organisés réduisent les déplacements, les manutentions et gestes inutiles et donc les pertes de temps.
L’accroissement de la rigueur de chacun, dans le respect et l’amélioration des procédures, entraîne une diminution drastique des rebuts et des retouches et plus généralement de tous les gaspillages.
Un environnement de travail agréable augmente la motivation des collaborateurs et développe leur volonté de progrès.
Comme toute démarche de progrès, la mise en place réussie des 5 S suit une logique constructive selon un enchaînement de trois étapes fondamentales.
PREMIERE ETAPE : LA FORMATION ET LA SENSIBILISATION DE L'ENCADREMENT
Cette étape de sensibilisation concerne dans un premier temps les managers, agents de maîtrise et chefs d'équipes. Outre l'explication théorique, de fréquentes visites sur le terrain peuvent permettre de visualiser des exemples négatifs, comme le manque de rangements, la poussière, les pièces obsolètes ou les documents périmés non retirés, etc.
C’est souvent l'occasion de dresser un état des lieux et de faire germer des idées d'amélioration.
Lors de cette étape, il est recommandé de prendre des photos pour fixer l'état initial, à compléter ensuite avec les photos ultérieures, pour obtenir un album des états avant/après.
Les visites sur le terrain doivent être plutôt fouineuses : les armoires et tiroirs de bureaux ouverts, mettant à jour le manque éventuel de 5 S individuels.
DEUXIEME ETAPE : LA MISE EN ROUTE EFFECTIVE DES 5S
Les managers, les agents de maîtrise et les chefs d'équipes doivent jouer ensuite le rôle de relais de l'esprit et des techniques 5S vers les niveaux inférieurs, en sensibilisant et en formant l’ensemble du personnel.
Une fois les explications fournies, l'entreprise doit être découpée en secteurs et la responsabilité 5S de chacun de ces secteurs attribués aux différentes sections. Les idées d'amélioration initiales, enrichies de celles des nouveaux initiés (opérateurs, techniciens et employés), doivent être planifiées.
La direction doit établir les règles 5 S, une sorte de politique d’engagement individuel et collectif, précisant les diverses consignes à respecter (hauteurs d'empilement limite, définition des zones de stockage, diverses instructions opérationnelles, etc.)
La direction doit également mettre en œuvre un plan d’action de mise en place chronologique, sur une certaine période (à raison d'un S par mois par exemple), en précisant qu’elles seront les différentes sections qui mettront en œuvre les idées retenues.
Généralement, les premières actions consistent à nettoyer, à trier et à matérialiser les zones de stockage, les couloirs de circulations, etc.
Les progrès et la conformité de chaque action sont validés par une patrouille 5S mensuelle.
Mises en application pratiques et objectifs résumés des 5S
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Objectifs
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Mises en application
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Seiri
DEBARRAS
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Séparer l'utile de l'inutile : ELIMINER
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Trier et ne garder que le strict nécessaire dans son environnement par :
§ L’élimination des éléments inutiles
§ La sélection des éléments nécessaires à l’efficacité du travail
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Seiton RANGEMENT
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Situer les objets en fonction de leur utilisation : RANGER
Ne plus chercher les objets dont on a besoin
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Mettre les choses à leur place par :
- Le choix de l’endroit le plus approprié pour chaque objet
- Le choix du mode de rangement et d’identification de chaque objet
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Seiso
NETTOYAGE
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Supprimer les sources de salissures : NETTOYER
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Supprimer les saletés avec efficacité par :
- L’identification des sources de salissures à l’occasion de chaque nettoyage
- La mise en place d’actions pour éliminer les sources de salissures et assurer ainsi la propreté avec un nettoyage réduit au minimum
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Seiketsu ORDRE
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Standardiser visuellement les meilleures pratiques : STANDARDISER
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Mettre en place une organisation performante par :
§ L’identification des meilleures pratiques
§ La formalisation simple de ces pratiques (aides visuelles)
§ La communication et la formation à leur application
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Shitsuke RIGUEUR
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Utiliser les meilleures pratiques et les améliorer en permanence : RESPECTER
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Assurer le respect du standard établi par : L’acquisition de nouvelles habitudes
§ La possibilité d’un autocontrôle permanent du respect des règles établies.
§ L’information et le traitement des anomalies détectées
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La patrouille 5S
Sous l'égide du responsable qualité, certains managers, agents de maîtrise ou chefs d'équipes sont désignés à la fois comme responsables des 5S dans leur secteur, mais aussi auditeurs lors des patrouilles. Pour intégrer l'ensemble du personnel à la démarche, il serait intéressant de prévoir un roulement de deux opérateurs (c’est en principe suffisant) pour accompagner la patrouille chaque mois.
La patrouille doit disposer de fiches d'évaluation, qui sont en même temps le référentiel, issu des règles 5S générales et de celles décidées par le top management de l'entreprise.
Les référentiels définis pour l'évaluation des efforts doivent tenir compte des spécificités des services : les gens de la production poussés par leurs contraintes peuvent se sentir désavantagés par rapport aux gens des bureaux, pour qui maintenir l’ordre et la propreté peut être plus facile !
A chaque paire de patrouilleurs seront désignés plusieurs secteurs à auditer, selon un planning de patrouilles préétabli, qui doit veiller à ce que les auditeurs évaluent tous les secteurs au fil des mois.
A la fin de l'audit, les fiches d'évaluation portant les notes face à chaque critère et les remarques éventuelles doivent être mises en commun et discutées.
Par après, le responsable qualité doit recueillir l'ensemble des fiches et calculer pour chaque secteur, la note globale obtenue. Un tableau récapitulatif des résultats peut être affiché. Les demandes d'amélioration 5S doivent être émises au besoin, enjoignant des responsables à se pencher sur un point précis, à répondre de manière concrète et avec un délai.
